Consejos de Responsabilidad Financiera

Marzo

¿PREPARÁNDOSE PARA LA MODERNIZACIÓN? PONGÁMONOS EN CONTACTO

Si planea participar en el Proyecto de Modernización del Motorista (conversión total de XML), envíe la siguiente información a FRFTPXML@flhsmv.gov lo antes posible:

• Nombre de empresa
• Nombre del contacto técnico (TC)
• Correo electrónico del TC
• Número de teléfono del TC

Tener esta información nos ayudará a mantenerlo actualizado y le dará a cada compañía tiempo suficiente para el desarrollo, las pruebas y los ajustes antes de la fecha de implementación.

Febrero

¿LE FALTA EL ARCHIVO DE RETORNO? ESPERAR Y NOTIFICAR

Si le falta un archivo de retorno, espere el envío de los archivos subsiguientes hasta que podamos determinar qué causó el problema. Los archivos retenidos también pueden evitar que los archivos se procesen fuera de secuencia, posiblemente reciban errores falsos u otras discrepancias de políticas.

Luego, notifíquenos por correo electrónico a FLHSMVInsuranceLiaison@flhsmv.gov. Incluya el número de cuenta de FTP de su empresa en el asunto del correo electrónico. El contenido del correo electrónico debe incluir:

• la fecha y hora de envío del archivo,
• nombre del archivo, y
• el formato del archivo (XML, FLAT o ambos)

Necesitamos esta información para poder investigar y luego hacer un seguimiento con usted.

Enero

CÓDIGO DE FLORIDA O DE NAIC. SEA CUAL SEA SU ELECCIÓN, ¡MANTÉNGALA SINCRONIZADA!

Las compañías que informan en formato de archivo FLAT pueden evitar errores en el código de la empresa al asegurarse de que tanto su encabezado como los registros de archivo utilicen el mismo tipo de código. Por lo tanto, si usa el código NAIC en el registro de encabezado, también use el código NAIC en el registro de presentación. Las mismas instrucciones se aplican cuando se utiliza el código de la empresa de Florida.

Como el formato XML no utiliza un registro de encabezado, las compañías pueden usar el código de Florida o NAIC en el registro de presentación. Recomendamos encarecidamente utilizar el código NAIC o el código de Florida para todas las transacciones.

Diciembre

¿NECESITA AYUDA CON UN ERROR? ¡OBTENER RESULTADOS CON NOTEPAD!

Cuando solicite ayuda por un error recibido de una transacción enviada previamente a nuestro departamento, asegúrese de compartir el formato (XML o FLAT) en el que presentó la transacción.

Después de identificar el formato, envíenos la siguiente información usando Notepad:

• el archivo o el extracto con la transacción que envió y,
• el archivo o el extracto con el error que Florida le devolvió.

Noviembre

¿NECESIDAD DE BORRAR UNA SANCIÓN? ¡ENVÍA EL DÚO DINÁMICO!

Como usted sabe, los clientes pueden recibir un aviso de sanción o un aviso de suspensión cuando su información en la base de datos de seguros del departamento esté incompleta o falte.

Además de enviar a nuestro departamento una carta de prueba de cobertura de seguro en nombre del cliente, envíe electrónicamente el tipo de transacción correcto. Tanto la transacción electrónica como una carta son necesarias para aprobar la sanción.

Octubre

NO ES NINGÚN SECRETO. ¡MANTENER SU CLAVE PÚBLICA DE PGP VÁLIDA ES SU RESPONSABILIDAD!

Antes de que las compañías de seguros puedan enviar información de seguros de manera segura a nuestro departamento, cada compañía debe generar dos claves:

• una clave pública de PGP que el departamento utiliza para cifrar archivos, y;
• una clave privada PGP para descifrar archivos.

Mientras que el departamento utiliza la clave pública de PGP, no siga ni supervisa la fecha de caducidad de ninguna clave de PGP. Es la responsabilidad de la compañía mantener las claves válidas y notificar al departamento antes de que caduque la clave pública de PGP.

Septiembre

¿REPORTANDO UNA CANCELACIÓN? ¡HAZ UN “10” PERFECTO!

NOTA: Transacción 10: La cancelación actúa a nivel de póliza; no es un nivel específico (vehículo o conductor). No use la Transacción 10 para eliminar un vehículo de una política existente de varios vehículos, ya que puede cancelarla por completo.

Formato XML

No se requiere un VIN al enviar una Transacción 10: Cancelación.

Formato FLAT

Se requiere un VIN al enviar una Transacción 10: Cancelación.

Agosto

UNA VEZ NO ES SUFICIENTE. ¡RECICLE UN VIEJO NÚMERO DE PÓLIZA!

Puede reciclar un número de póliza anterior si la póliza cancelada tiene tres años o más. Simplemente envíe un correo electrónico a FLHSMVInsuranceLiaison@flhsmv.gov y solicite que se elimine el número de la póliza. Una vez que reciba una confirmación, puede volver a emitir ese número de póliza para un nuevo cliente.

Julio

¿REPORTAR EN FORMATO FLAT?

¡Tenga cuidado con la transacción 13!

¿Sabía que el uso de la Transacción 13 cancela todos los vehículos en una política al reportar en formato FLAT? Por lo tanto, si debe eliminar o reemplazar un vehículo de una póliza con varios vehículos, use la Transacción 32.

Solo use la Transacción 13 cuando el asegurado venda un vehículo registrado con la transacción de inicio de la póliza o la compañía aseguradora declare una pérdida total debido a un accidente.

¿Qué hay de Transacción 13 y XML?

Para las empresas que utilizan XML, la transacción 13 realiza las siguientes acciones:

• El estado cambia a ‘Cancelado’ para una política de un solo vehículo.
• El estado permanece ‘Activo’ para una política de varios vehículos.
• El VIN reportado se elimina de la política.
• Los otros vehículos en la política permanecen en la política.

Junio

ES UN OBLIGATORIO PARA EL INDICADOR DE LA EMPRESA

REPORTANDO en FORMATO XML y FLAT

Cuando (4a) el indicador de la compañía es ‘N’, entonces se requiere el apellido del PH (4d). Se envía un mensaje de error si el apellido del PH (4d) falta.

NOTA: No llene el campo de nombre no estructurado de PH (4n) y el FEID (4m).

Cuando (4a) el indicador de la compañía es ‘Y’, se requiere el nombre no estructurado del PH (4n). Se envía un mensaje de error si falta el nombre no estructurado de PH (4n).

NOTA: Aunque el FEID (4m) es opcional, se envía un mensaje de advertencia.

Mayo

EVITE LOS ERRORES DE FECHA AL ENVIAR UNA TRANSACCIÓN 30

REPORTANDO en FORMATO XML y FLAT

Al realizar cambios en una política existente, tenga en cuenta que cualquier actualización, que no sea una renovación, cambia la fecha de emisión de la política en nuestra base de datos.

Si reporta en formato XML y está actualizando la dirección, el nombre o el nivel de cobertura del titular de la póliza, use la fecha de entrada en vigencia de la póliza original como la fecha de vigencia de la actualización.

Si reporta en formato FLAT y está actualizando el número de licencia del conductor, el nombre o la dirección del titular de la póliza, use la fecha de entrada en vigencia de la póliza original como la fecha de vigencia de la actualización.

Abril

MANTENGA EL MISMO NÚMERO DE POLÍTICA PARA UN CLIENTE QUE DEVUELVE

Florida no requiere un nuevo número de póliza cuando un asegurado interrumpe su cobertura con un asegurador, pero regresa más tarde. Simplemente envíe una Transacción 11: Recuperación de la Cancelación y el departamento restablecerá la política anterior del cliente.

Marzo

REINSTALACIÓN DE UNA POLÍTICA INACTIVA – INFORMES DE FORMATO XML Y FLAT

Envíe una Transacción 11 (Reclamación de Cancelación) al restablecer una póliza que actualmente se encuentra como inactiva o cancelada en nuestra base de datos de seguros. NOTA: La transacción 20 (Iniciación de Seguro) no restablece una política inactiva o cancelada.

Use la Transacción 11 cuando se haya archivado por error una Transacción 10 (Cancelación) o cuando se haya restablecido la política. La fecha efectiva de la Transacción 11 debe ser igual o mayor que la fecha de cancelación presentada en la Transacción 10.

Febrero

CERTIFICADOS DE RESPONSABILIDAD FINANCIERA (CFR) – SR22, SR26, FR44 Y FR46 (TRANSACCIONES 22, 26, 44, 46)

• Solo se archivan utilizando el formato de archivo FLAT.
• XML actualmente no admite transacciones de certificados.

VERIFICACIONES SR21 (TRANSACCIONES 12)

• Respuestas de las solicitudes de verificación de retorno utilizando el formato de archivo FLAT.
• XML actualmente no admite transacciones de verificación.

NOTA: NO altere ningún dato dentro del registro cuando responda a una solicitud de verificación.

Enero

CÓMO HACER EL PARTIDO: POR QUÉ LAS SOLICITUDES DE VERIFICACIÓN DIARIA&SEMANAL SON IMPORTANTES

Cuando el departamento no pueda encontrar o verificar la información del seguro en nuestra base de datos para un cliente mutuo, le enviaremos un archivo de verificación diario o semanal que contiene las solicitudes de verificación a la compañía de seguros que presenta el envío.

Recibir una respuesta precisa y rápida a nuestras solicitudes es esencial para evitar la suspensión de la licencia de conducir o el registro del vehículo para nuestros clientes mutuos. Asegúrese de que la siguiente información se envíe inicialmente sin errores:

• Número de identificación del vehículo
• Número de póliza
• Número de licencia de conducir
• Fechas de vigencia (fecha de inicio de la póliza y fecha de adición del vehículo)